Czynniki determinujące sukces projektów IT

Projekty informatyczne są pod wieloma względami wyjątkowe. Na ich specyfikę wpływa duża złożoność, niestabilność przepisów oraz niepowtarzalność rozwiązań. Ze względu na te aspekty, zarządzanie nimi wymaga nie tylko sprawnego kierowania zespołem, ale i dobrej orientacji w świecie technologii oraz umiejętności natychmiastowego reagowania na zmiany.

Stwierdzenie, czy przedsięwzięcie IT zakończyło się sukcesem, często jest mocno subiektywne. Aby choć trochę ujednolicić badania na ten temat, niezależna firma analityczna Standish Group International prowadzi statystyki i w efekcie każdego roku publikuje CHAOS Report, w którym przedstawia dane o projektach z całego świata. Ten, który ukazał się w roku minionym pokazuje, że zaledwie 29% z przebadanych inicjatyw zakończyło się sukcesem, 55% tylko częściowym, a pozostałe przyniosły wyłącznie straty! Coraz więcej osób chce inwestować w branżę technologiczną, więc nie dziwi fakt podejmowania prób wyznaczenia czynników, które mogą zwiększyć szansę powodzenia.

Jedną z najczęściej stosowanych w praktyce teorii jest ta przedstawiona przez Susan Snedaker – założycielkę i głównego konsultanta w firmie VirtualTeam Consulting, specjalizującej się w doradztwie biznesowym i technologicznym. Wyróżniła ona osiem elementów, które powinno zapewnić przedsiębiorstwo, aby uprawdopodobnić sukces projektu informatycznego.

Wsparcie kierownictwa jest niezbędną podstawą. Jeżeli kierownictwo nie rozumie znaczenia projektu, nie otacza go wystarczającą troską. Bez tego nie da się prowadzić rozmów w sprawie budżetu, czasu lub też innych zasobów. Wspólne zdefiniowanie potrzeb i możliwości to najlepszy pierwszy krok.

Zaangażowanie użytkownika – to on ma być zadowolony z efektów. Dla przykładu, jeżeli chce się uzyskać aplikację na smartfon, programista zazwyczaj ocenia ją w zupełnie inny sposób niż postronna osoba, dla której ma ona po prostu być intuicyjna i wydajna. Współpraca z grupą potencjalnych odbiorców daje możliwość spojrzenia na projekt z dodatkowej perspektywy.

Doświadczony kierownik projektu, podobnie jak w każdej innej branży, wnosi do pracy bardzo dużo, ponieważ to on jest siłą napędową, ale i koordynatorem projektu. Kluczową rolę odgrywa to, ile zakończonych sukcesem projektów udało mu się już poprowadzić.

Jasno zdefiniowane cele projektu są konieczne, aby misja była zrozumiała dla wszystkich zaangażowanych osób. Dzięki temu o wiele łatwiej jest na bieżąco określać potrzeby oraz monitorować postępy.

projekt ITJasno zdefiniowany zakres, czyli zazwyczaj po prostu możliwie niewielki. Praktyka pokazuje, że lepiej podzielić całość na mniejsze pola działania, dobierając do każdego z nich odpowiedniego specjalistę, który będzie mógł pracować bazując na doświadczeniu, zamiast zaczynać od uczenia się nowych metod.

Krótsze harmonogramy pozwolą stworzyć bardziej przejrzysty plan. Uwzględnienie w nim dużej liczby kamieni milowych da uczestnikom słuszne poczucie, że wciąż robią postępy.

Jasno zdefiniowany proces zarządzania projektami – jeśli firma takiego nie ma, należy go stworzyć od zera. To jedyna gwarancja odpowiedniego rozłożenia kluczowych elementów w czasie.

Standardowa infrastruktura powinna wystarczyć. Wielu kierowników traci czas i pieniądze na tworzenie własnej, dostosowanej do projektu infrastruktury. Prawda jest jednak taka, że praktycznie wszystko można zrobić oszczędniej, używając dostępnych narzędzi.

Czy wymienione czynniki faktycznie bierze się pod uwagę w praktyce, podczas realizacji projektów IT? Przeprowadzone w Polsce w 2013 roku badania wykazały, że sami kierownicy projektów wymieniali jako przyczynę niepowodzeń w pierwszej kolejności (60% ankietowanych) brak jasnego celu. Wysoko uplasował się też źle zdefiniowany zakres (44%) i brak wsparcia kierownictwa (33%). Tego typu raporty zdecydowanie powinny dać do myślenia wszystkim koordynatorom i uczestnikom projektów informatycznych.