Dojrzałość procesowa przedsiębiorstwa – dlaczego warto ją osiągnąć?

W dobie rosnącej konkurencji każde przedsiębiorstwo, niezależnie od branży, powinno podejmować działania mające na celu pomiar efektywności swoich działań. Stały monitoring procesów zachodzących w firmie oraz korelowanie różnych działów i ról przyczyni się do bardziej świadomego uczestnictwa w rynku. Dlatego właśnie warto zadbać o rozwijanie dojrzałości procesowej przedsiębiorstwa, co umożliwi monitorowanie, kontrolę i optymalizację zachodzących w nim procesów biznesowych. Duże wsparcie w tym zakresie zapewniają rozwiązania z zakresu IT, dostępne w postaci bardziej lub mniej szczegółowych aplikacji.

analiza danychZ przeprowadzonych w 2016 r. przez ARC Rynek i Opinie badań wynika, że niewiele ponad 40% przedsiębiorstw w Polsce deklaruje dojrzałość procesową. Zauważa się pewną zależność: im większa organizacja, tym większy poziom jej rozwoju w tym zakresie. To samo tyczy się firm współpracujących z zagranicznymi koncernami, dla których zarządzanie procesami przy wsparciu rozwiązań IT jest już normą.

Kiedy przedsiębiorstwo podejmie decyzję o dążeniu do osiągnięcia dojrzałości procesowej, musi najpierw wyróżnić owe procesy zachodzące w jego strukturach, wyznaczyć ich cele i opracować sposób pomiaru efektywności oraz optymalizacji wyników (za pomocą wskaźników). Po przejściu tych etapów określa się poziom dojrzałości procesowej według określonych kryteriów:

  • umiejętność budowania i optymalizacji oferowanych produktów bądź usług,
  • wyczerpująca identyfikacja procesów, o której informuje się pracowników,
  • zaplanowanie sposobu projektowania procesów,
  • monitoring procesów,
  • podział ról i kompetencji pracowników dzielących się zdobytą wiedzą,
  • wprowadzenie narzędzi IT wspomagających zarządzanie procesami.

Osiągnięcie najwyższego poziomu doprowadzi do zmaksymalizowania zysków przy jak największym zminimalizowaniu kosztów – poprzez usunięcie takich elementów, które okażą się nieefektywne. Świadomy sposób zarządzania poszczególnymi działaniami firmy i wyraźne zdefiniowanie mierników umożliwiających ich optymalizację sprawią, że firma będzie dostosowywać się do dynamicznych przemian, a w razie niepowodzenia zawsze trafnie wyeliminuje element przyczyniający się do porażki.

przedsiebiorstwoDla tego rodzaju pomiarów niezbędne jest wprowadzenie rozwiązań z zakresu IT, które dzięki odpowiednim algorytmom potrafią analizować wyszczególnione wcześniej działania przedsiębiorstwa (finanse, sprzedaż promocja etc.). Istnieją rozwiązania uniwersalne dotyczące np. finansów, którymi zarządzanie w każdej firmie opiera się na tych samych etapach. W przypadku bardziej złożonych procesów wprowadza się aplikacje dedykowane, analizujące szczegółowo dany obszar. Zaletą oparcia dojrzałości procesowej przedsiębiorstwa o systemy IT jest to, że zawsze będzie wiadomo, jaki powinien być kolejny krok, z czym się wiąże i jak wyeliminować ewentualne błędy.

By przedsiębiorstwo mogło funkcjonować efektywnie, należy wyjść poza sztywne ramy hierarchii i dostosować działania przedsiębiorstwa do gwałtownych i ciągłych zmian zachodzących na rynku. Do sprawnego zarządzania niezbędne jest między innymi właśnie osiągnięcie dojrzałości procesowej przedsiębiorstwa, które dzięki nowatorskim rozwiązaniom IT będzie miało możliwość poddania działań firmy szczegółowym analizom umożliwiającym optymalizację osiąganych przez nią wyników.