W jaki sposób prowadzić projekty IT?

Nadrzędnym celem projektów IT jest stworzenie systemów informatycznych złożonych z wielu powiązanych ze sobą elementów. Należą do nich: oprogramowanie, sprzęt, zasoby ludzkie oraz elementy organizacyjne i informatyczne, których zadaniem jest przetwarzanie danych za pomocą technologii komputerowych. Skoordynowanie pracy wszystkich tych czynników jest działaniem wymagającym dobrej strategii i profesjonalnych rozwiązań – w jaki sposób skutecznie prowadzić projekty IT?

Postępowanie zgodne z etapami

Dla stworzenia projektu, który przyniesie oczekiwane rezultaty, powinno się postępować zgodnie z etapami wyznaczającymi właściwą drogę postępowania.

Etap I: Planowanie projektu

To moment, w którym przedsiębiorcy powinni zastanowić się nad celem projektu, jego zakresem, dostępnym budżetem, ewentualnym ryzykiem, ustaleniem harmonogramu działań, a nade wszystko przydatnością wprowadzenia takiego rozwiązania. W następnej kolejności powinno się wyznaczyć zespół odpowiedzialny za zarządzanie projektem i zakres kompetencji osób wchodzących w skład teamu.

Etap II: Zarządzanie projektem IT

Dobre zarządzanie projektem IT to przede wszystkim jednoczesny monitoring budżetu, harmonogramu i ryzyka. Te trzy elementy ściśle na siebie oddziałują i zmiana jednego z nich na pewno wpłynie na pozostałe.

Ważny jest także odpowiedni dobór zespołu – nie tylko pod względem kompetencji, ale również charakterów. Najlepszą praktyką jest zestawienie ze sobą różnych osobowości, co wpłynie na większą efektywność prac. Ponadto członków zespołu nie powinno być więcej niż 15 – to maksimum dla sprawnego przebiegu komunikacji.

Następnie projekt należy przetestować – weryfikuje się wówczas zgodność planów z ich realizacją. Jeśli projekt spełnia swoje zadania, można przystąpić do jego wdrożenia.

Etap III: Wdrażanie projektu

Wprowadzenie nowego projektu IT doprowadzi do zmian w firmie, które dotyczą nie tylko całej firmy, ale również pracowników, dlatego też należy zadbać o ich odpowiednie przygotowanie. Najlepszym rozwiązaniem będzie organizacja stosownych szkoleń, które sprawdzą rzeczywiste umiejętności użytkowników oprogramowania. Jeśli projekt był faktycznie potrzebny, zauważy się chętne korzystanie z nowych rozwiązań, w przeciwnym razie pracownicy szybko o nim zapomną. Adaptacja może przebiegać sprawniej, jeśli umożliwi się zgłaszanie uwag, które później zostaną wykorzystane do ulepszenia systemu. Na koniec warto przeprowadzić analizę powdrożeniową, która pokaże co wpłynęło na sukces, a co na porażkę. Jednocześnie będzie też źródłem cennych wskazówek przydatnych podczas realizacji kolejnych projektów.

Dobre planowanie

Największy wpływ na porażkę projektu ma złe podejście do jego planowania. Takie wnioski wynikają z faktu, iż elementami najczęściej przyczyniającymi się do jego niepowodzenia są: przekroczenie budżetu i zbyt długi czas realizacji, czyli kwestie, które powinny zostać uściślone już na samym początku.

Podobnie jest w przypadku sukcesu – świadczy o nim przede wszystkim zgodność celów planowanych i osiągniętych. Z badań przeprowadzonych przez Standish Group wynika, że czynniki przyczyniające się do procentowego wzrostu projektów zakończonych sukcesem to:

  • rozkładanie projektów na mniejsze aplikacje,
  • wzrost umiejętności kierowników projektów i postęp nauki w zarządzaniu projektami,
  • upowszechnienie standardów i narzędzi niezbędnych do zarządzania projektami.

Według badań firmy Panorama Consulting od 2006 r., koszty ulegają zwróceniu jedynie w przypadku co trzeciego wdrożenia projektu IT. By nie wydawać pieniędzy na usprawnienia, które mogą okazać się niepowodzeniem, lepiej powierzyć wprowadzanie takich rozwiązań kompetentnym firmom. Warto zaznaczyć, że kierowanie się ceną usługi lub wielkością przedsiębiorstwa zda się na niewiele – lepiej zwrócić uwagę na doświadczenie dostawców i ich propozycje rozwiązań, które będą opierać się na wytycznych klienta i idealnie wpasują się w konkretne oczekiwania.