Zarządzanie pojemnością (potencjałem wykonawczym)

Zarządzanie pojemnością (ang. capacity management) nazywane jest także zarządzaniem potencjałem wykonawczym, ponieważ jego głównym założeniem jest dostosowanie zasobów do dynamizmu przemian w ramach rynku, przy zachowaniu ograniczenia przez budżet. Jest to jeden z podprocesów projektowania usług oraz ustawicznego doskonalenia usług informatycznych, czyli faz cyklu życia usługi, przeprowadzanej w oparciu o kodeks postępowania dla działów IT (ITIL – ang. Information Technology Infrastructure Library).

Cele i obszar działań

Proces zarządzania pojemnością zaczyna się wraz z początkiem cyklu życia usługi i trwa aż do jego końca. Określa zależność między obecnymi i przyszłymi potrzebami organizacji w zakresie potencjału wykonawczego. Niezwykle istotnym czynnikiem, decydującym w dużej mierze o efektywności procesu, jest odpowiednie przygotowanie działania na etapie projektowania usług. Podstawowym celem zarządzania pojemnością jest opracowanie oraz stałe modyfikowanie planu zarządzania potencjałem wykonawczym – dostosowywanie go do zmieniających się potrzeb organizacji oraz otoczenia, w jakim się znajduje.

Metodyka

Zarządzanie pojemnością jest niezwykle przydatnym narzędziem w momencie wprowadzenia nowej usługi lub modyfikacji dotychczasowych na tyle zaawansowanych, że usługa wymaga dodatkowego potencjału wykonawczego. Działania z tego zakresu można podzielić na aktywne i bierne. Działania aktywne mają charakter profilaktyczny – procedury wdrażane są jeszcze przed wystąpieniem problemu. Wydajność usług musi być zoptymalizowana, natomiast sam proces bezpośrednio wpływa na strukturę i funkcjonowanie działu IT. Działania bierne dotyczą funkcji kontroli następującej już po wdrożeniu planu – monitorowanie stanu usług oraz regularne sporządzanie raportów, pozwalające na stałe śledzenie przemian w danym sektorze.

Wady i zalety

Podstawową zaletą zarządzania pojemnością jest możliwość kompleksowego zaplanowania działania w zakresie usług IT – stworzenie potencjału wykonawczego oraz zapewnienie stałego elementu kontroli. Proces ten pozwala na kolekcjonowanie danych przydatnych do późniejszej analizy oraz monitorowania innych procesów wpływających na strukturę usług IT. Co niezwykle istotne, zarządzanie pojemnością bezpośrednio wpływa na efektywność działań danej firmy, czego rezultatem może być na przykład większa liczba obsłużonych klientów czy wyprodukowanych produktów. Minusem jest silne zbiurokratyzowanie oraz konieczność izolacji od innych procesów, ze względu na poziom trudności przeprowadzenia poszczególnych analiz.

Zarządzanie pojemnością, chociaż trudne i pracochłonne, przynosi realne efekty i to już po krótkim czasie – może zapewnić bezpieczeństwo sektora usług oraz dużo wyższą efektywność pracy, które są cenione i pożądane, zwłaszcza przez małe i średnie przedsiębiorstwa.

Jesteś zainteresowany wdrożeniem tego rozwiązania w swojej firmie? Zachęcamy do kontaktu!