Zasady efektywnego zarządzania danymi

Od kiedy światem na dobre zaczęła rządzić informacja, coraz więcej przedsiębiorców stara się wypracować schemat efektywnego zarządzania swoimi danymi. Właściciele firm mają świadomość, że bez tego trudno zachować porządek, sprawność działania i bezpieczeństwo przedsiębiorstwa. Podstawą w tym zakresie mogą być ogólne zasady opracowane przez Roberta Hammmera, CEO Commvault.

Po pierwsze: Wiedza na temat posiadanych danych

Nie dla każdego jest oczywistością, że zanim zacznie się myśleć o wykorzystywaniu danych, należy najpierw je poznać. Każda osoba mająca do nich dostęp powinna być świadoma, gdzie są przechowywane informacje, które z nich są kluczowe, a także w jaki sposób da się je szybko uzyskać, nie naruszając przy tym zasad ochrony i poufności. Pracownicy mogą mieć wiedzę pełną lub częściową, w zależności od specyfiki konkretnego stanowiska.

Po drugie: Federacja danych

Aby ułatwić wgląd do wszystkich danych, najlepiej przeprowadzić ich federację, czyli wirtualną integrację zasobów zlokalizowanych w różnych źródłach. Znacząco usprawnia to pracę, ponieważ do przejrzenia wszystkich baz wystarczy wtedy użyć jednej wyszukiwarki. Ponadto proces udostępniania informacji czy też ich odzyskiwania przebiega dzięki temu znacznie sprawniej.

Po trzecie: Mobilność danych

Dostęp do najważniejszych dla pracowników zasobów z dowolnego miejsca o każdej porze dnia i nocy? To możliwe, jeżeli tylko zwiększy się ich mobilność. Takie rozwiązania jak chmura lub zwirtualizowane platformy przestały już być nowinkami technicznymi, stały się w pełni dojrzałymi i niezwykle pomocnymi narzędziami. Pozwalają one na stałą kontrolę nad postępem pracy, nawet przez smartfon lub komputer samochodowy.

Po czwarte: Ład korporacyjny

Spójny ład korporacyjny, rozumiany jako zindywidualizowany system norm i dobrych praktyk, pozwala zachować zdolność z wszelkimi odgórnymi regulacjami oraz przepisami prawnymi, które w coraz większym stopniu wpływają na zarządzanie danymi. Im bardziej rozbudowana firma, tym istotniejsze jest wprowadzenie go w sferze IT. W praktyce nie da się go wdrożyć z pominięciem pozostałych wymienionych zasad, więc można go uznać za ich konsekwencję.

Po piąte: Bezpieczeństwo

Skuteczna ochrona jest szczególnie ważna, od kiedy cyberataki wymieniane są jako jedne z najpoważniejszych zagrożeń dla przedsiębiorstw – nawet tych małych i średnich. Sposoby na zapewnienie bezpieczeństwa powinny zatem być kluczową częścią strategii zarządzania danymi. Najlepiej, by obejmowały nie tylko stosowane bariery systemowe, ale też schemat uzyskiwania dostępu do konkretnych baz.

Umiejętne dostosowanie powyższych zasad do konkretnej firmy lub instytucji pozwala zdecydowanie zwiększyć efektywność działalności. Wygodne i bezpieczne korzystanie z cyfrowych informacji oraz zasobów jest przecież w dzisiejszych czasach jej podstawą.