Znaczenie legalności oprogramowania w przedsiębiorstwie

W dzisiejszych czasach każde, nawet najmniejsze, przedsiębiorstwo zawdzięcza swoje właściwe funkcjonowanie rozwiniętej technologii. Wszyscy korzystają z komputerów, a te potrzebują oprogramowań ułatwiających osiąganie określonych celów biznesowych. Konieczne jest jednak, by aplikacje i programy wykorzystywane przez daną firmę pochodziły z legalnego źródła. Niestety nie dla wszystkich jest to oczywiste – badania Business Software Alliance pokazują, że w rodzimych firmach aż 48% oprogramowań działa nielegalnie. To niechlubny wynik zwłaszcza dlatego, że w skali Unii Europejskiej odnotowano jedynie 29% takich przypadków.

Źródła nielegalnego oprogramowania

Korzystanie z programów działających niezgodnie z zasadami umów licencyjnych nie zawsze jest zamierzone. Bywa, że już na etapie zakupu sprzętu firma otrzymuje pirackie programy, z których nieświadomie korzysta. Te zwykle zawierają fałszywe certyfikaty, które skutecznie usypiają czujność nabywców.

Kolejne źródło stanowią sami pracownicy – szacuje się, że aż 15% z nich pobiera nielegalne oprogramowanie na komputery firmowe, nie informując o tym przedstawicieli działu IT. Aby temu zapobiec można ograniczyć uprawnienia użytkowników, a także zainstalować narzędzia wykrywające tego typu aplikacje.

Inną przyczyną tak dużej wykrywalności nielegalnego oprogramowania w polskich przedsiębiorstwach są tak zwane pozostałości. Zalicza się do nich wszystkie aplikacje, którym skończyła się licencja, lecz mimo to nie zostały odinstalowane, programy będące “pamiątką” po dawnych pracownikach czy podwykonawcach, a także trialowe wersje aplikacji, z których już nie powinno się korzystać. Wreszcie zdarza się i tak, że przedsiębiorcy świadomie instalują nielegalne programy mając nadzieję, że ich oszustwo nie zostanie wykryte.

Świadomość posiadanych aplikacji

W zależności od branży, zatrudnianych pracowników i specyfiki firmy, jej działanie będzie oparte na korzystaniu z różnej liczby aplikacji pochodzących od wielu dostawców. Dla przykładu: jeśli przedsiębiorca zatrudnia 100 pracowników, to ma do czynienia z około 200 aplikacjami różnego pochodzenia. Będą one zainstalowane na stacjach roboczych i serwerach, co łącznie da około 10 tysięcy plików, którymi trzeba zarządzać. Należy wiedzieć, gdzie się znajdują oraz z jakich licencji korzystano przy instalacji aplikacji, do których te pliki należą. Umiejętność zestawienia umów licencyjnych, którymi się dysponuje z faktycznym stanem posiadania da pełny obraz sytuacji w jakiej znajduje się przedsiębiorstwo, co pozwoli zapobiec ewentualnym kłopotom.

Sztuka wyboru

Nabycie licencji do oprogramowania wiąże się ze sporymi kosztami, dlatego warto dobrze przemyśleć swój zakup. Szczególnie dlatego, że wiele firm oferuje kilka wariantów licencjonowania (np. Microsoft Office ma ich przynajmniej 7). Dokonując wyboru należy wziąć pod uwagę różne parametry takie jak sposób dystrybucji, a niekorzystne zapisy warto negocjować już na etapie zakupu. Trzeba również zwrócić szczególną uwagę na wirtualizację. Jeśli firma chce z niej korzystać, powinna dokładnie przeczytać warunki, ponieważ niektóre firmy nie dopuszczają takiej technologii, a inne każą sobie dodatkowo płacić za uruchomienie ich aplikacji w wirtualnym środowisku. Z tą kwestią wiąże się wiele haczyków, na temat których warto zasięgnąć szczegółowych informacji.

Używane oprogramowanie

Firmy coraz chętniej korzystają z możliwości kupienia używanego oprogramowania, lecz jeśli zechcą z niej skorzystać, muszą dokładnie przeanalizować sytuację. Należy zorientować się, czy byli użytkownicy usunęli ze swoich komputerów wszystkie kopie i na pewno nie korzystają już ze sprzedawanych rozwiązań. Ważne jest również sprawdzenie legalności oprogramowania – w tym celu powinno się mieć dostęp do dokumentów potwierdzających pierwotny zakup oraz przenoszenie programu do każdego użytkownika pośredniego. Dodatkowo powinno ono być zgodne z decyzjami Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości w sprawie C-128/11 UsedSoft przeciwko Oracle, który wprowadza owe ograniczenia. Na rynku istnieje jednak wiele nielegalnych, tańszych oprogramowań określających się mianem “używek”, co powinno wzmagać czujność nabywców.

Unikanie świadomych oszustw

Umowy licencyjne dają dostawcom oprogramowań prawo do przeprowadzania audytów. Jeśli te wykażą jakieś nieprawidłowości powiązane z naruszeniem zapisów zawartych w dokumentach lub korzystaniem z nich mimo upływu ważności licencji, przedsiębiorstwo będzie musiało ponieść koszty zarówno samego audytu, wsparcia technicznego (nawet jeśli nie było ono zamawiane), jak i zakupu kolejnych zezwoleń upoważniających do używania programu. Jest to spora plama na honorze właściciela firmy i przyczyna spadku reputacji samego przedsiębiorstwa, a także otwarcie drogi atakom hakerskim przynoszącym olbrzymie straty finansowe i wizerunkowe.

Dla przedsiębiorców ich firma jest nierzadko dorobkiem całego życia. Nie warto narażać jej na straty i czarny PR tylko dlatego, że nie dopilnowało się upływu ważności licencji lub, co gorsza, świadomie dopuściło się do używania nielegalnego oprogramowania. Takie ryzyko jest nieopłacalne – należy więc skrupulatnie sprawdzać pochodzenie wszystkich aplikacji, z których korzysta się w swojej firmie.